Für ein besseres Surferlebnis nutzt knooing Cookies. Wenn Sie auf dieser Website weitersurfen stimmen Sie der Cookie-Nutzung zu.

Effizient durch intelligentes Vorlagenmanagement

Wie kann das Vorlagenmanagement erleichtert werden?

Im täglichen Schriftverkehr per Post oder Email werden häufig wiederkehrende Inhalte verwendet, die von den Mitarbeitern selbst verfasst werden oder Dokumente, in denen Textbausteine und Musterschreiben bereits zu finden sind. Diese entsprechen jedoch nicht immer dem Corporate Wording oder sind nicht auf dem aktuellen Stand. Dabei kann das Bearbeiten, Verwalten und Verwenden von Vorlagen für die schriftliche Kommunikation jetzt erheblich erleichtert werden. Mit einer innovativen Softwarelösung können Sie Ihren Mitarbeitern zentral Textbausteine und Inhalte zur Verfügung stellen, welche bei geringem Aufwand ständig auf aktuellem Stand und unter Einhaltung der CI/CD bereitstehen.

Wie funktioniert das?

Die Software stellt das firmenweite CI/CD in allen Office-Dokumenten und in Emails sicher. Bei jedem User, in allen Sprachen, an allen Standorten, mit allen Brands. Textbausteine in Word und in Emails erhöhen die Produktivität, die Textqualität und ermöglichen das Corporate Wording. Dabei benötigt die automatische Formatierung weder Fachkenntnisse noch Zeit. Zusätzliche Funktionalitäten bei der Erstellung von Dokumenten steigern die Effizienz am Office-Arbeitsplatz. Mittels Textbausteinen können per Drag & Drop Inhalte in Dokumente gezogen werden oder mit Doppelklick an entsprechender Stelle im Text einfügen werden. Binden Sie Adressquellen aus Outlook, CRM, ERP, Webservices oder Datenbanken für die Erzeugung von Einfach-, Mehrfach- oder Serienbriefe ein. Weitere Systeme wie zum Beispiel SharePoint; Dokumenten Management System (DMS), ERP oder CRM-System können ebenfalls angebunden werden und dank gleichzeitiger Übergabe von dokumenten-bezogenen Metadaten, bzw. Erzeugung von Metadaten für die Druckaufträge oder das Abspeichern behalten Sie volle Transparenz.

Was ist daran einzigartig?

Die Standard-Vorlagen-Software ist nicht nur als Client für den interaktiven Betrieb mit Microsoft Office verfügbar, sondern zusätzlich als Document Creation Server. Damit können aus XML-Rohdaten automatisiert große Mengen an CI/CD-konformen Word-Dokumenten erzeugt werden (Versicherungspolicen, Massenoutput, 36.000 Dokumente pro Stunde, DOCX/PDF). Der Aufwand und die Komplexität reduzieren sich dadurch erheblich.

Möchten Sie mehr erfahren?

Falls Sie Interesse an intelligentem Vorlagenmanagement haben und wissen möchten, ob und wie Sie dies in Ihrem Unternehmen sinnvoll einsetzen können, beraten wir Sie gerne kostenlos und unverbindlich. Unsere Partner stellen Ihnen ihre innovative Software Lösung vor und können damit Ihnen und Ihren Mitarbeitern helfen, täglichen Aufwand erheblich zu reduzieren.

services
Services

data-analytics
Digitale Dokumentenerstellung

erp
Datenmigration

erp
Reorganisation

Herausforderungen

  • Zugriff auf aktuelle und korrekte Dokumentenvorlagen im gesamten Unternehmen notwendig
  • Veraltete Versionen von lokalen Speichern vermeiden
  • Einheitliche Vorlagen für Abteilungen, Niederlassungen, Ländergesellschaften
  • Migrationsaufwand bei Microsoft Versions-Upgrades verhindern
  • CI/CD und Rechtsvorschriften weltweit einhalten

Lösungen

  • Innovative Software
  • Beim Anlegen eines neuen Dokumentes wird Vorlage automatisch geladen
  • Nutzerspezifische Vorlagen und Textbausteine werden über Active Directory zur Verfügung gestellt
  • Dokumenten Engine benötigt nur eine Mastervorlage pro Dokumententyp, für alle MS Office Produkte

plus-rounded-circle
Vorteile

  • Multi-brand, multi-language, multi-location Vorlagen
  • Minimierung des Aufwands bei Erstellung und Pflege von Vorlagen
  • Office Migration erfordert keine Vorlagenanpassung mehr
  • Einhaltung des CI/CD und aller Rechtsvorschriften weltweit